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Política de Tratamiento de Datos

Gemcoal S.A.S. (en adelante “Gemcoal”) es responsable del tratamiento de los datos personales de sus Clientes, Contratistas y Empleados (Personas naturales), los encargados del tratamiento de los datos personales serán: Terceros con los cuales contrate Gemcoal para realizar la totalidad o parte del tratamiento de datos personales de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos y principios establecidos para el efecto por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables en la jurisdicción colombiana.

 

Datos principales de Gemcoal:

  • Domicilio principal: Avenida Carrera 82 No. 12-18 Oficina 505 Torre Andina.

  • Correo electrónico: juridico@uniminex.com

  • Línea de atención al cliente: 6237848 Ext. 105

Gemcoal se reserva el derecho de modificar este documento, los cambios serán comunicado oportunamente en la página web: https://www.gemcoal.com/

I. DEFINICIONES

 

Las definiciones que se dan el marco de la legislación vigente y de las que haremos uso en este documento son:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  3. Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  8. Dato(s) Sensible(s): Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  9. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

II. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

 

Finalidades de recolección de datos personales de Clientes: Gemcoal realiza tratamiento de datos personales, entre otros, recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga, ofrece datos personales, antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual, pero no más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular, y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:

 

  1. Ofrecimiento, celebración, ejecución, gestión de contratos de compraventa de carbón.

  2. Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración y/o renovación de contratos de compraventa de carbón. En este caso Gemcoal tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con la política de tratamiento y el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de información de Gemcoal.

  3. Contacto para realizar la vinculación como contratista o proveedor.

  4. Control y prevención del fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo.

  5. Elaboración de estudios técnico actuariales y estadísticas.

  6. Elaboración de reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de los contratos de seguros celebrados.

 

Finalidades de recolección de datos personales de Trabajadores: Gemcoal recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula y procesa la información personal que los Trabajadores le han suministrado en razón de su calidad de empleado. Gemcoal recolecta información y datos personales de los candidatos a empleos, así como de los empleados activos, empleados retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios y demás personas que tengan o hayan tenido un contrato de trabajo con Gemcoal. Lo anterior, se realiza con las siguientes finalidades:

  1. Ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo.

  2. Dar aplicación a la legislación, jurisprudencia y reglamentos en materia laboral, seguridad social, riesgos laborales, otorgar beneficios al empleado y sus beneficiarios.

 

Entre la información recolectada y tratada se encuentra la siguiente, incluyendo datos sensibles. Para el caso de candidatos a algún cargo:

  1. Nombres y apellidos.

  2. Tipo y número de identificación.

  3. Nacionalidad.

  4. Fecha de nacimiento.

  5. Género.

  6. Estado civil.

  7. Teléfonos fijos y celulares de contacto.

  8. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).

  9. Profesión u oficio.

  10. Perfil Académico (colegio, universidad, etc.).

  11. Perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.).

  12. Cualquier información inherente que se requiera en el proceso de selección.

 

Para el caso de trabajadores activos, pensionados, jubilados y demás personas hayan tenido un contrato de trabajo con Gemcoal:

  1. Nombres y apellidos.

  2. Tipo y número de identificación.

  3. Fecha de nacimiento.

  4. Género.

  5. Tipo sanguíneo

  6. Estado civil.

  7. Nacionalidad.

  8. Teléfonos fijos y celulares de contacto.

  9. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales)

  10. Fondo cesantías.

  11. Fondo salud.

  12. Fondo pensión.

  13. Caja compensación.

  14. Historias clínicas.

  15. Entidad prestadora de salud – prepagada.

  16. Fecha ingreso.

  17. Días laborados semana.

  18. Jornada mensual.

  19. Jornada semanal.

  20. Tipo pago.

  21. Banco para realizar el pago.

  22. Profesión u oficio.

  23. Perfil académico.

  24. Perfil profesional.

  25. Nombre de la madre.

  26. Nombre del padre.

  27. Empleo anterior.

 

Para el caso del grupo familiar y beneficiarios (hace referencia a datos de familiares para el disfrute de beneficios extralegales de acuerdo a datos de hoja de vida y formato de inscripción, documentos beneficiarios):

  1. Nombre (beneficiario).

  2. Parentesco.

  3. Fecha de nacimiento (de beneficiario).

  4. Género.

  5. Dirección de residencia

  6. Nacionalidad.

 

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, localizados en Colombia o en distintos países, condición que los candidatos, trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios y demás personas que tengan o hayan tenido un contrato laboral con Gemcoal, autorizan al aceptar esta Política de Privacidad.

 

La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo vacante en Gemcoal, permanecerá almacenada hasta por el término de ocho (8) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, o por el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información y cualquier otra obligación legal y/o contractual de Gemcoal.

 

La información suministrada por los trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados y demás personas que han tenido un contrato laboral con Gemcoal permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por Gemcoal para tal fin, siguiendo lo establecido por el art. 264 del Código Sustantivo del Trabajo, o almacenada por el término máximo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

 

El titular de los datos personales y/o sensibles autoriza a Gemcoal a transferir y almacenar su información personal a terceros que sean contratados por Gemcoal para tal fin. Este tratamiento de datos se hará durante la relación contractual y/o con posterioridad a ella para las finalidades únicamente necesarias con la relación laboral.

 

La información personal de los empleados se encuentra contenida en bases de datos y archivo propiedad del empleador.

 

Finalidades de recolección de datos personales de los Proveedores: Gemcoal recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula y procesa la información personal que el contratista o proveedor ha suministrado como parte del proceso de adquisición de los bienes o servicios suministrados a Gemcoal antes, durante y/o con posterioridad la relación contractual. Lo anterior, se realiza con las siguientes finalidades:

  1. Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.

  2. Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades del gobierno.

  3. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.

  4. Control de pagos por los bienes y servicios recibidos.

  5. Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.

  6. Comunicación de políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.

  7. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.

  8.  Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.

  9. Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y Gemcoal.

  10. Consulta de los datos personales del representante de Gemcoal en listas vinculantes relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

  11. Para llevar a cabo procesos relacionados con los proveedores, incluyendo las finalidades que los mismos autoricen.

 

Entre la información recolectada y tratada se encuentra la siguiente, incluyendo información tributaria y financiera:

  1. Razones sociales o nombres de personas naturales.

  2. Nombres comerciales.

  3. Información de identificación tributaria y fiscal.

  4. Información bancaria para pagos vía transferencia.

  5. Contactos comerciales.

  6. Copia de documentos de soporte de información tributaria y bancaria.

  7. Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono y/o fax del proveedor.

  8. Cualquier otro soporte requerido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.

 

III. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES POR PARTE DE GEMCOAL

 

El tratamiento de datos sensibles estará sujeto a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, Gemcoal no hará Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización informada, explícita y previa a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  2. Cuando se trate de datos sensibles, Gemcoal informa a los Titulares de estos datos que es potestativo de cada persona autorizar su Tratamiento, con las salvedades antes enunciadas.

  3. El Tratamiento se refiera a datos sensibles que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

Los Titulares no están obligados a responder a las preguntas que versen sobre datos sensibles a excepción de los Trabajadores quienes en razón de la vinculación laboral y cumplimiento del programa de seguridad y salud en el trabajo deberán remitir información sensible. Gemcoal se exime de cualquier responsabilidad que se pueda generar en virtud de cualquier Dato Personal inexacto suministrado o no suministrado por el Titular.

 

Con la aceptación de estas políticas, el titular del dato sensible manifiesta que conoce esta Política y autoriza expresamente el tratamiento de los datos sensibles a que hubiere lugar. Gemcoal pedirá su autorización previa y expresa para el tratamiento de datos sensibles con una finalidad específica diferente a las relacionadas en esta Política. Toda información que sufra algún cambio sustancial o que afecte el alcance o la prestación de los servicios de Gemcoal deberá ser informada a Gemcoal.

 

Finalidades del tratamiento de datos sensibles aplicados a Trabajadores: El tratamiento de datos sensibles por parte de Gemcoal tiene las siguientes finalidades:

  1. Conocimiento y acceso a la información contenida en su historia clínica.

  2. Llevar a cabo las gestiones pertinentes ante las compañías de seguros y/o de medicina prepagada durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, para la correcta intermediación y desarrollo de los servicios ofrecidos por cada una de estas compañías.

  3. Control del cumplimiento de los requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.

 

IV. DERECHO DE LOS TITULARES

Los derechos que acogen a los Titulares de datos personales contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. La solitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En este caso Gemcoal suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la finalidad autorizada.

  5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes.

  6. Conocer las modificaciones a los términos de estas políticas de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones.

  7. Tener fácil acceso al texto de estas políticas y sus modificaciones.

  8. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de Gemcoal para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.

  9. Conocer a la dependencia o persona facultada por Gemcoal frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales Los Titulares podrán ejercer sus derechos y realizar los procedimientos establecidos en esta política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía de manera física o virtual o documento de identificación original. Esta facultad se hace extensiva a los causahabientes y representantes de los Titulares.

 

V. PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO, CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Procedimiento de Recolección: La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de Datos Personales de los Clientes, Empleados y Contratistas se harán de a través de:

  1. Envío de la autorización de uso de Datos Personales al Titular.

  2. Conductas concluyentes en los términos de la ley de comercio electrónico.

  3. Cualquier otro medio que permita concluir de manera inequívoca que el Titular otorgó la autorización.

  4. Autorización de uso de Datos Personales contenida en el contrato de trabajo.

  5. Autorización contenida en los contratos comerciales y/o otrosí.

  6. Formato de registro de proveedor que contiene la autorización uso de datos.

 

Procedimiento de Almacenamiento: Los datos personales son almacenados en los servidores de Gemcoal, donde se resguardan a través de los siguientes controles: control de acceso y perfilamiento, política de manejo de contraseñas, cifrado, monitoreo de logs de seguridad y alarmas, acuerdos de confidencialidad. De este modo la información se mantiene protegida para conservar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Procedimiento de Uso: Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por Gemcoal para: Ejecutar las actividades propias de Gemcoal para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en las finalidades definidas en la presente Política, así como las demás provistas en la ley, por exigencia de entidades administrativas o judiciales o entes regulatorios.

Procedimiento de Circulación y Acceso: Los Datos Personales recolectados por Gemcoal en ejercicio de sus actividades están destinados a cumplir una función de corredor de seguros, por lo tanto, se garantizará su acceso de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular.

Procedimiento de Supresión: Gemcoal ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual, el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a Gemcoal la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que se ha otorgado para el Tratamiento. A continuación se describen los responsables y el paso a paso del procedimiento:

Responsables del trámite: Área Jurídica.

Medios de atención:

  1. Dirección: Avenida Carrera 82 No. 12-18 Oficina 505 Edificio Torre Andina.

  2. Correo electrónico: juridico@Gemcoal.com

  3. Línea de atención: (57) 6237848 Ext. 105

 

Generalidades del procedimiento:

  1. La solitud de supresión de datos no se realizará en caso que el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos como el caso de los Trabajadores. En este caso Gemcoal suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la finalidad autorizada.

  2. El Titular o el causahabiente del Titular podrá elevar consulta ante Gemcoal siempre y cuando acredite su vínculo.

  3. El Titular deberá remitir una comunicación verbal o escrita al área encargada señalando la solicitud: (i) revocar autorización o; (ii) supresión de datos personales.

  4. La comunicación verbal o escrita deberá contener:

 

  • Identificación del Titular.

  • Dirección física y/o electrónica

  • Motivo de la comunicación, en caso de reclamo descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

  • Envío de documentos necesarios para realizar el trámite.

 

  1. Tiempo de respuesta:

 

  • Máximo 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Gemcoal requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

  • Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Gemcoal no es competente para resolverlo, dará traslado al área jurídica, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

  • Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Gemcoal donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  1. El anterior procedimiento aplica para cualquier consulta que requiera realizar el Titular.

  2. En virtud del artículo 21 del Decreto 1377 del 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

 

VI. VERSIONES

 

Versión No. 1

Fecha de creación: 12/07/2017

A cargo de: Área Jurídica

Versión No. 2

Fecha de creación: 28/06/2021

A cargo de: Área Jurídica